跨部門產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作不良,很大一方面是由于溝通不暢造成的。由于產(chǎn)品開發(fā)過程中需要大量的溝通,跨部門產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)要順暢運(yùn)行,必須建立有效的溝通平臺。建立溝通平臺有多種手段,其中集中辦公和建立項(xiàng)目IT環(huán)境是二項(xiàng)非常有效但企業(yè)往往做得不夠的地方。
首先是集中辦公,這是最有效的做法,從距離上消除溝通障礙。產(chǎn)品開發(fā)過程中有很多工作需要大家不斷的討論。如早期的產(chǎn)品需求分析和產(chǎn)品概念開發(fā),把產(chǎn)品做成什么樣子更有競爭力,外觀設(shè)計(jì)是否適合產(chǎn)品定位、是否有競爭力,產(chǎn)品創(chuàng)意、產(chǎn)品賣點(diǎn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)是否有困難、成本是否有競爭力,等等問題,都需要市場人員和設(shè)計(jì)人員進(jìn)行大量溝通。又如在方案設(shè)計(jì)過程中,選用的關(guān)鍵物料是否存在采購風(fēng)險(xiǎn)、物料供貨是否夠快,是否存在可生產(chǎn)性、可維護(hù)性方面的缺陷,等等問題,需要設(shè)計(jì)人員和采購人員、生產(chǎn)工藝人員、維護(hù)人員進(jìn)行充分溝通。如果通過電話、郵件、開會等方式溝通,都不可避免的出現(xiàn)電話溝通雙方理解偏差、郵件回復(fù)不及時、總有人開會來不了等等情況,造成溝通效果差、問題遺留到后續(xù)工作環(huán)節(jié)。通過集中辦公,工作人員可以隨時溝通,及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從而大幅提高溝通效果。
伊萊克斯中國公司曾經(jīng)有一段時間新產(chǎn)品上市速度總是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于競爭對手,市場非常被動,他們想了很多辦法,甚至更換了幾撥負(fù)責(zé)人也不能解決問題,后來公司總經(jīng)理要求每個產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的所有成員全部集中到一個辦公室辦公,而不是分散在幾棟樓辦公,新產(chǎn)品上市速度慢的問題竟然迎刃而解,伊萊克斯在新產(chǎn)品上再次成為領(lǐng)先者。華為公司幾乎每個新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目都設(shè)置了專門的辦公區(qū)域,對促進(jìn)跨部門團(tuán)隊(duì)溝通起到明顯效果。漢捷咨詢在為方太廚具提供咨詢服務(wù)的過程中,曾經(jīng)采取了“砸墻”行動,即將各部門辦公室之間的隔墻拆掉,形成統(tǒng)一的、無隔墻的辦公區(qū)域,從而從距離上有效的促進(jìn)了跨部門溝通。
除了溝通效率,漢捷咨詢還發(fā)現(xiàn),在實(shí)際工作中,集中辦公大家的溝通意愿會明顯提高。在分散辦公的時候,經(jīng)常發(fā)生因辦公距離遠(yuǎn)、找人不方便、相互之間不熟悉、不能及時溝通,而出現(xiàn)工作人員不愿溝通的問題,集中辦公可以有效避免這些問題的發(fā)生。
其次是建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同的IT環(huán)境,這也是一個非常有效的做法。產(chǎn)品開發(fā)過程中有大量的文件需要發(fā)放、傳遞,很多企業(yè)通過書面文件、電子郵件或者文檔管理信息系統(tǒng)來進(jìn)行傳遞,并沒有按項(xiàng)目來設(shè)置IT環(huán)境。這樣就造成文件漏發(fā)、時間延誤、版本錯亂等問題出現(xiàn),漢捷咨詢在為企業(yè)提供咨詢服務(wù)的過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這樣的情況:
·????下游工作環(huán)節(jié)的項(xiàng)目成員不知道從哪里獲得項(xiàng)目資料,總是被動等待,而上游工作環(huán)節(jié)的項(xiàng)目成員也不知道該把文件發(fā)給誰、不發(fā)給誰,結(jié)果,該發(fā)的未發(fā),不該發(fā)的又發(fā)了。
·????或者是項(xiàng)目成員都將文件發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理,需要其他成員的文件的時候都找項(xiàng)目經(jīng)理要,結(jié)果項(xiàng)目經(jīng)理就成了瓶頸,項(xiàng)目經(jīng)理漏發(fā)或者延誤。
·????結(jié)構(gòu)工程師已更改了結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),由于未及時將修改過的設(shè)計(jì)圖紙發(fā)給工藝人員,或者工藝人員未及時收看郵件,造成工藝人員仍然按照老版本的設(shè)計(jì)圖紙?jiān)谥谱鞴に囇b配流程,等發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)晚了,只好重新返工,項(xiàng)目進(jìn)度因此延誤。
·???等等諸如此類的情況。
建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同的IT環(huán)境可以有效減少這類問題。IT系統(tǒng)較完善的企業(yè)建立了專門產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng),只需為每個項(xiàng)目建立一個帳號,設(shè)立一個入口,然后建立每個項(xiàng)目成員個人帳號與項(xiàng)目帳號的關(guān)聯(lián),并分配不同的權(quán)限就可以了。很多人認(rèn)為,要建立項(xiàng)目IT環(huán)境必須要有專門的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng),其實(shí)這是一個誤解。如果企業(yè)有辦公自動化系統(tǒng)(OA系統(tǒng)),建立項(xiàng)目IT環(huán)境也是很方便的,我們可以在OA系統(tǒng)上為每個項(xiàng)目開辟一個獨(dú)立的空間,供項(xiàng)目成員共享。即使企業(yè)沒有OA系統(tǒng),也一定會有局域網(wǎng),我們用局域網(wǎng)也可以建立簡單的項(xiàng)目IT環(huán)境:安裝一個文件服務(wù)器,在服務(wù)器上為每個項(xiàng)目建立一個共享目錄,下設(shè)各個子目錄,分類存放各種項(xiàng)目文件,然后為項(xiàng)目成員建立帳號,并授予不同的訪問權(quán)限,所有項(xiàng)目成員都把最新的文件放到共享目錄下,并標(biāo)注版本號和最新修改日期,所有項(xiàng)目成員都到服務(wù)器上獲取最新的文件。漢捷咨詢在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),局域網(wǎng)文件服務(wù)器雖然簡單,但對中小企業(yè)來說,也很有效,可以解決很多問題。
如果企業(yè)在集中辦公和建立項(xiàng)目IT環(huán)境上有所改善,我們相信,跨部門產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)的溝通將順暢得多。