跨部門產品開發團隊運作不良，很大一方面是由于溝通不暢造成的。由于產品開發過程中需要大量的溝通，跨部門產品開發團隊要順暢運行，必須建立有效的溝通平臺。建立溝通平臺有多種手段，其中集中辦公和建立項目IT環境是二項非常有效但企業往往做得不夠的地方。

首先是集中辦公，這是最有效的做法，從距離上消除溝通障礙。產品開發過程中有很多工作需要大家不斷的討論。如早期的產品需求分析和產品概念開發，把產品做成什么樣子更有競爭力，外觀設計是否適合產品定位、是否有競爭力，產品創意、產品賣點技術實現是否有困難、成本是否有競爭力，等等問題，都需要市場人員和設計人員進行大量溝通。又如在方案設計過程中，選用的關鍵物料是否存在采購風險、物料供貨是否夠快，是否存在可生產性、可維護性方面的缺陷，等等問題，需要設計人員和采購人員、生產工藝人員、維護人員進行充分溝通。如果通過電話、郵件、開會等方式溝通，都不可避免的出現電話溝通雙方理解偏差、郵件回復不及時、總有人開會來不了等等情況，造成溝通效果差、問題遺留到后續工作環節。通過集中辦公，工作人員可以隨時溝通，及時發現問題、解決問題，從而大幅提高溝通效果。

伊萊克斯中國公司曾經有一段時間新產品上市速度總是遠遠落后于競爭對手，市場非常被動，他們想了很多辦法，甚至更換了幾撥負責人也不能解決問題，后來公司總經理要求每個產品開發項目的所有成員全部集中到一個辦公室辦公，而不是分散在幾棟樓辦公，新產品上市速度慢的問題竟然迎刃而解，伊萊克斯在新產品上再次成為領先者。華為公司幾乎每個新產品開發項目都設置了專門的辦公區域，對促進跨部門團隊溝通起到明顯效果。漢捷咨詢在為方太廚具提供咨詢服務的過程中，曾經采取了“砸墻”行動，即將各部門辦公室之間的隔墻拆掉，形成統一的、無隔墻的辦公區域，從而從距離上有效的促進了跨部門溝通。

除了溝通效率，漢捷咨詢還發現，在實際工作中，集中辦公大家的溝通意愿會明顯提高。在分散辦公的時候，經常發生因辦公距離遠、找人不方便、相互之間不熟悉、不能及時溝通，而出現工作人員不愿溝通的問題，集中辦公可以有效避免這些問題的發生。

其次是建立項目團隊共同的IT環境，這也是一個非常有效的做法。產品開發過程中有大量的文件需要發放、傳遞，很多企業通過書面文件、電子郵件或者文檔管理信息系統來進行傳遞，并沒有按項目來設置IT環境。這樣就造成文件漏發、時間延誤、版本錯亂等問題出現，漢捷咨詢在為企業提供咨詢服務的過程中經常發現這樣的情況：

·????下游工作環節的項目成員不知道從哪里獲得項目資料，總是被動等待，而上游工作環節的項目成員也不知道該把文件發給誰、不發給誰，結果，該發的未發，不該發的又發了。

·????或者是項目成員都將文件發給項目經理，需要其他成員的文件的時候都找項目經理要，結果項目經理就成了瓶頸，項目經理漏發或者延誤。

·????結構工程師已更改了結構設計，由于未及時將修改過的設計圖紙發給工藝人員，或者工藝人員未及時收看郵件，造成工藝人員仍然按照老版本的設計圖紙在制作工藝裝配流程，等發現時已經晚了，只好重新返工，項目進度因此延誤。

·???等等諸如此類的情況。

建立項目團隊共同的IT環境可以有效減少這類問題。IT系統較完善的企業建立了專門產品開發項目管理信息系統，只需為每個項目建立一個帳號，設立一個入口，然后建立每個項目成員個人帳號與項目帳號的關聯，并分配不同的權限就可以了。很多人認為，要建立項目IT環境必須要有專門的產品開發項目管理信息系統，其實這是一個誤解。如果企業有辦公自動化系統（OA系統），建立項目IT環境也是很方便的，我們可以在OA系統上為每個項目開辟一個獨立的空間，供項目成員共享。即使企業沒有OA系統，也一定會有局域網，我們用局域網也可以建立簡單的項目IT環境：安裝一個文件服務器，在服務器上為每個項目建立一個共享目錄，下設各個子目錄，分類存放各種項目文件，然后為項目成員建立帳號，并授予不同的訪問權限，所有項目成員都把最新的文件放到共享目錄下，并標注版本號和最新修改日期，所有項目成員都到服務器上獲取最新的文件。漢捷咨詢在實踐中發現，局域網文件服務器雖然簡單，但對中小企業來說，也很有效，可以解決很多問題。

如果企業在集中辦公和建立項目IT環境上有所改善，我們相信，跨部門產品開發團隊的溝通將順暢得多。