制定計劃所花費(fèi)的分分秒秒可以為執(zhí)行計劃節(jié)省三到四倍的時間。
????? ????????????????? ??????????? ????????????????????????? ——杜邦公司總裁 克勞福德?格林沃特
在和某知名企業(yè)做咨詢時候,企業(yè)的老總向我感慨業(yè)務(wù)流程咨詢完成后,最大感覺是公司人力資源素質(zhì)跟不上企業(yè)的發(fā)展。這是正常的,企業(yè)的流程、制度、文化、人力資源是組成企業(yè)這個木桶的四個木板,當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程這個短板補(bǔ)起來后,人員的能力就成了短板。
這個企業(yè)的老總抱怨他們現(xiàn)在的經(jīng)理層又忙又沒有績效,像無頭蒼蠅。譬如為了滿足3月份的項目,全部注意力和精力都放到3月份的備料,全部資源撲在這個事情上,而四、五月份的事情卻連管都顧不上管,結(jié)果到了四月份又忙的不可開交。同樣的惡性循環(huán)。難怪像蒼蠅。
這個公司經(jīng)理層的主要問題在于缺乏規(guī)劃能力,永遠(yuǎn)關(guān)注眼前的事情,結(jié)果越來越忙。因為沒有時間做重要而不緊急的事情,結(jié)果把所有的事情變得又重要又緊急。自己做的累,下屬做的更累。
根據(jù)漢捷張翱翔多年的咨詢經(jīng)驗:這在中國企業(yè)的管理中是比較常見的,經(jīng)理人還是作為獨(dú)立貢獻(xiàn)者,不懂得如何規(guī)劃工作,如何分配任務(wù),如何帶領(lǐng)團(tuán)隊達(dá)成目標(biāo)。
作為經(jīng)理人的第一要務(wù)就是要制定計劃,這也是管理的首要職能之一,可惜很多管理者不懂這個道理,還停留在計劃不如變化快,哪有時間做規(guī)劃老的思維模式里。如同他們的生活一樣,他們忙的沒有時間鍛煉身體,但卻有時間去醫(yī)院,不是很諷刺嗎?
我想這也許就是我在講授《從技術(shù)到管理》,給大家分享“面對千頭萬緒的任務(wù),如何理清工作思路”的案例時,大家很有感觸的原因之一吧。做好規(guī)劃很重要,但這不是全部。沒有經(jīng)驗的經(jīng)理人以為做好規(guī)劃就萬事大吉了,員工會自動把工作完成,但事實往往會讓你失望。我在企業(yè)做咨詢的過程中發(fā)現(xiàn),這樣理想的管理者總是很多。
郭士納說過:員工不會做你期望的事情,而是做你檢查的事情。規(guī)劃只是開始不是結(jié)束,只有經(jīng)驗老道的經(jīng)理人才明白這個道理。檢查的目的是為了反饋,反饋的目的是為了糾偏,糾偏的目的是為了達(dá)成目標(biāo)。沒有目標(biāo)的反饋和沒有反饋的目標(biāo)一樣是沒有任何意義的。
每個管理者都應(yīng)該反省如下問題:你在制定計劃時有無考慮到變化的要素?你制定的計劃,布置的任務(wù),有沒有去檢查?檢查了有無反饋?反饋了有無糾偏?糾偏有無輔導(dǎo)?
在筆者曾服務(wù)的華為公司,計劃、統(tǒng)計、審計是計劃管理的一個PDCA的閉環(huán),如下:
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要想制定精準(zhǔn)的計劃,必須有規(guī)范的流程、經(jīng)驗數(shù)據(jù)庫、和具備相應(yīng)技能的人。規(guī)范的結(jié)構(gòu)化的流程為制定計劃提供了有效的依據(jù),使積累經(jīng)驗數(shù)據(jù)庫成為可能,并為職業(yè)化經(jīng)理奠定了基礎(chǔ)。如在華為建立IPD流程后,經(jīng)過一段時間的積累,仙子阿項目的實際周期與計劃周期的偏差率不會超過5%。
統(tǒng)計即我們所說的計劃控制。審計即將計劃和實際情況進(jìn)行對比分析,以便采取糾偏措施。計劃的控制和審計也是分層分級的進(jìn)行管理,因為不同層級的管理人員關(guān)注的重點(diǎn)不同。
華為公司采用的是三級項目管理體系:
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在華為公司,在研發(fā)管理中常用的計劃控制的手段有:項目報告、項目會議管理、里程碑管理、風(fēng)險管理、技術(shù)評審、項目變更管理、項目共問題管理機(jī)制、計劃測評、非正規(guī)控制如走讀等。
項目報告需要注意的是,匯報和反饋一定要相互對應(yīng)。業(yè)務(wù)與質(zhì)量相互牽制,以免出現(xiàn)為了趕計劃和忽略質(zhì)量的現(xiàn)象。如華為公司的項目匯報充分體現(xiàn)了這一點(diǎn),以達(dá)到質(zhì)量和進(jìn)度的平衡:
在華為公司,常用的匯報關(guān)系如下:
華為公司常用的其他計劃管理手段如項目會議管理、里程碑管理、風(fēng)險管理、技術(shù)評審、項目變更管理、項目共問題管理機(jī)制、計劃測評、非正規(guī)控制如走讀等,在下期繼續(xù)進(jìn)行分享。