制定計(jì)劃所花費(fèi)的分分秒秒可以為執(zhí)行計(jì)劃節(jié)省三到四倍的時(shí)間。
????? ????????????????? ??????????? ????????????????????????? ——杜邦公司總裁 克勞福德?格林沃特
在和某知名企業(yè)做咨詢時(shí)候,企業(yè)的老總向我感慨業(yè)務(wù)流程咨詢完成后,最大感覺(jué)是公司人力資源素質(zhì)跟不上企業(yè)的發(fā)展。這是正常的,企業(yè)的流程、制度、文化、人力資源是組成企業(yè)這個(gè)木桶的四個(gè)木板,當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程這個(gè)短板補(bǔ)起來(lái)后,人員的能力就成了短板。
這個(gè)企業(yè)的老總抱怨他們現(xiàn)在的經(jīng)理層又忙又沒(méi)有績(jī)效,像無(wú)頭蒼蠅。譬如為了滿足3月份的項(xiàng)目,全部注意力和精力都放到3月份的備料,全部資源撲在這個(gè)事情上,而四、五月份的事情卻連管都顧不上管,結(jié)果到了四月份又忙的不可開(kāi)交。同樣的惡性循環(huán)。難怪像蒼蠅。
這個(gè)公司經(jīng)理層的主要問(wèn)題在于缺乏規(guī)劃能力,永遠(yuǎn)關(guān)注眼前的事情,結(jié)果越來(lái)越忙。因?yàn)闆](méi)有時(shí)間做重要而不緊急的事情,結(jié)果把所有的事情變得又重要又緊急。自己做的累,下屬做的更累。
根據(jù)漢捷張翱翔多年的咨詢經(jīng)驗(yàn):這在中國(guó)企業(yè)的管理中是比較常見(jiàn)的,經(jīng)理人還是作為獨(dú)立貢獻(xiàn)者,不懂得如何規(guī)劃工作,如何分配任務(wù),如何帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)達(dá)成目標(biāo)。
作為經(jīng)理人的第一要?jiǎng)?wù)就是要制定計(jì)劃,這也是管理的首要職能之一,可惜很多管理者不懂這個(gè)道理,還停留在計(jì)劃不如變化快,哪有時(shí)間做規(guī)劃老的思維模式里。如同他們的生活一樣,他們忙的沒(méi)有時(shí)間鍛煉身體,但卻有時(shí)間去醫(yī)院,不是很諷刺嗎?
我想這也許就是我在講授《從技術(shù)到管理》,給大家分享“面對(duì)千頭萬(wàn)緒的任務(wù),如何理清工作思路”的案例時(shí),大家很有感觸的原因之一吧。做好規(guī)劃很重要,但這不是全部。沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)理人以為做好規(guī)劃就萬(wàn)事大吉了,員工會(huì)自動(dòng)把工作完成,但事實(shí)往往會(huì)讓你失望。我在企業(yè)做咨詢的過(guò)程中發(fā)現(xiàn),這樣理想的管理者總是很多。
郭士納說(shuō)過(guò):?jiǎn)T工不會(huì)做你期望的事情,而是做你檢查的事情。規(guī)劃只是開(kāi)始不是結(jié)束,只有經(jīng)驗(yàn)老道的經(jīng)理人才明白這個(gè)道理。檢查的目的是為了反饋,反饋的目的是為了糾偏,糾偏的目的是為了達(dá)成目標(biāo)。沒(méi)有目標(biāo)的反饋和沒(méi)有反饋的目標(biāo)一樣是沒(méi)有任何意義的。
每個(gè)管理者都應(yīng)該反省如下問(wèn)題:你在制定計(jì)劃時(shí)有無(wú)考慮到變化的要素?你制定的計(jì)劃,布置的任務(wù),有沒(méi)有去檢查?檢查了有無(wú)反饋?反饋了有無(wú)糾偏?糾偏有無(wú)輔導(dǎo)?
在筆者曾服務(wù)的華為公司,計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)是計(jì)劃管理的一個(gè)PDCA的閉環(huán),如下:
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要想制定精準(zhǔn)的計(jì)劃,必須有規(guī)范的流程、經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、和具備相應(yīng)技能的人。規(guī)范的結(jié)構(gòu)化的流程為制定計(jì)劃提供了有效的依據(jù),使積累經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)成為可能,并為職業(yè)化經(jīng)理奠定了基礎(chǔ)。如在華為建立IPD流程后,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的積累,仙子阿項(xiàng)目的實(shí)際周期與計(jì)劃周期的偏差率不會(huì)超過(guò)5%。
統(tǒng)計(jì)即我們所說(shuō)的計(jì)劃控制。審計(jì)即將計(jì)劃和實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比分析,以便采取糾偏措施。計(jì)劃的控制和審計(jì)也是分層分級(jí)的進(jìn)行管理,因?yàn)椴煌瑢蛹?jí)的管理人員關(guān)注的重點(diǎn)不同。
華為公司采用的是三級(jí)項(xiàng)目管理體系:
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在華為公司,在研發(fā)管理中常用的計(jì)劃控制的手段有:項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目會(huì)議管理、里程碑管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、技術(shù)評(píng)審、項(xiàng)目變更管理、項(xiàng)目共問(wèn)題管理機(jī)制、計(jì)劃測(cè)評(píng)、非正規(guī)控制如走讀等。
項(xiàng)目報(bào)告需要注意的是,匯報(bào)和反饋一定要相互對(duì)應(yīng)。業(yè)務(wù)與質(zhì)量相互牽制,以免出現(xiàn)為了趕計(jì)劃和忽略質(zhì)量的現(xiàn)象。如華為公司的項(xiàng)目匯報(bào)充分體現(xiàn)了這一點(diǎn),以達(dá)到質(zhì)量和進(jìn)度的平衡:
在華為公司,常用的匯報(bào)關(guān)系如下:
華為公司常用的其他計(jì)劃管理手段如項(xiàng)目會(huì)議管理、里程碑管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、技術(shù)評(píng)審、項(xiàng)目變更管理、項(xiàng)目共問(wèn)題管理機(jī)制、計(jì)劃測(cè)評(píng)、非正規(guī)控制如走讀等,在下期繼續(xù)進(jìn)行分享。