在國內某大型電子設備廠調研時,聽到研發人員說,采購部門總是不能及時地采購所需要物料,導致進度延遲;而采購人員常常抱怨說,研發人員選用的物料很難采購;同時,生產人員也認為生產排期很難進行,常常有物料不齊套的現象,或需要作緊急物料替代的工作……
以研發人員的身份進入該廠的ERP系統并進行查看,發現研發人員從ERP系統中能夠看到的物料信息,有:
基本信息:物料編碼、物料名稱、規格型號、使用狀態、單位等;
計劃信息:最小供貨量、最大庫存、安全庫存、最大訂貨量、最小訂貨量、訂貨間隔期等;
設計資料:附件、工程確認;
采購信息:采購周期、采購確認;
其它信息:庫存位置、創建時間……
而其中多數信息沒有明確內容或空白,不具有可用性。
由于研發人員對物料信息庫的情況不了解,因此在進行設計時會選用大量的新物料,從而提高對物控的難度,同時也對采購造成沖擊,反過來對研發造成選型困難,形成惡性循環。這必然造成物料信息庫數量龐大,而其中大部分均是不可用的,物料信息庫的信息也成為過時信息,對研發、采購及物控的工作無益,因此有必要形成良好的物料信息庫管理機制。
物料信息庫
物料信息庫是ERP系統中最為重要的基礎信息,存在于物料信息庫中的信息都是有一定生命周期的,會隨著時間的流逝而發生變化,因此需要有特定部門對物料信息庫進行管理與維護。如何管理物料信息庫,向研發人員提供物料優選建議是物料信息庫管理人員必須要關注的,現在看一下物料優選的管理過程,如圖1所示:
????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 圖1.????? 物料信息庫示意圖
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如圖1所示,物料信息庫的變化主要有兩種情形:一類是原有物料的信息變更,另一類新物料的導入。
通常情況下,已有物料的品質、商務條件發生變化時,會對物料的優選程度產生影響。多數情況下的變更是緊急事件驅動的,如突然的質量問題、供應商突然斷貨等。
物料更換是嚴謹的工程過程,尤其是對已量產產品的物料替代更是馬虎不得。為減少事件驅動因素,相關部門必須要組織起來對物料信息庫進行定期的清理;通過定期梳理的工作減少突然事件的影響。
如果一個企業的物料信息庫從未清理過,或者不怎么管理的話,建議對現有物料信息庫進行梳理,成果體現在物料信息庫內對物料信息的屬性標識;加強新物料入庫的管控。
新物料導入
如圖2所示,新物料的導入會在兩種情況下發生:
1、 新開發產品中需要用到新物料,即在產品開發流程中會調用新物料導入流程;
2、 當發生上述的質量問題導致必須更換物料,而暫時沒有新物料時,必須緊急啟動物料優選管理(事件驅動型)。
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 圖2.????? 新物料導入情形示意
新物料的導入,勢必要引入有關于物料的相關屬性信息,而這些信息卻要由不同部門的人員來提供,倘若是某個人員的失誤導致其中的信息錯誤,因此埋下的后患卻是不可預測的。
因此,對物料信息的管理設定必要的管理規則:
1、?? 物料信息規則:即對物料信息主體信息與屬性信息的內容、形式、格式等要有明確規定,使相關人員都要有明確的認識;
2、?? 物料信息變換的條件要求:即定義導致信息變更的條件定義及評估主體責任,如圖1中所示的各種變遷路徑所需要的條件;
3、?? 物料信息更改程序管理:即定義信息更改流程及責任主體。
物料信息
對于物料信息的定義,其責任通常在于產品數據管理部主管。物料信息是最為基礎的信息,對公司研發、生產、采購、定價有著最為直接的影響,不可忽視。
具體的工作有:
1、 物料信息主體定義:分類定義、分類編碼、編碼格式、描述等;
2、 屬性信息的定義:信息格式;
a)???? 與采購相關:使用狀態、最小批量、批量價格、采購周期等;
b)???? 與生產相關:最大庫存、安全庫存、庫存位置等
c)????? 與研發相關:物料資料、應用案例等;
物料信息變更條件
?????? 從物料信息內容可看到,信息的準確性與研發、采購與生產是緊密相關的,因此信息更改的規則必須由這些部門主管共同制定,由產品數據管理部主管組織。
?????? 通常變更規則有:
1)???? 物料替代準則:
結構、性能、引腳完全相同的物料可實施替代。同類物料中建立優先排序,在商務、性能、品質三個方面權衡考慮。引起排序變化的原因可能有:較大的價格差異;重大質量問題的發生;重大商務變化。
2)???? 關鍵物料準則:
a)??? 關鍵物料要在產品開發初期導入評估,如方案性物料、安全物料等;
b)??? 需第三方認證的物料,如安全物料,取得合格證書后,原則上不能變更。
3)???? 物料分類和使用準則:分為優選、慎選與不選三類。
物料信息更改程序管理
?????? 此類工作流程主要有:物料編碼申請、物料信息更改。
1)?? 物料編碼申請流程
完善的物料編碼申請流程必須覆蓋所有類別物料。該流程將確保新分配的編碼是必須的、不重復的,而且,關于物料的所有信息都應該是規范的,而這一工作最終必須由產品數據工程師進行審核。而信息的正確性則需要專業部門、技術認證部門、商務認證部門來保證。
2)?? 物料信息更改流程
由于設計更改或為了糾正錯誤,一般會對物料的一些信息進行修改。而其中對庫存、物料使用的信息的更改,影響是比較大的,可能會造成虛假缺料、形成呆死料等后果。因此,應盡可能減少對此類信息的維護,同時應對更改原因進行記錄與分析,從而改善編碼申請流程的優化與改進。
使用狀態是物料信息中最為重要的數據之一,對于物料本身而言,是否可以使用、是否可以采購、是否可以用于生產與銷售,必須引起關注。
物料信息庫關注
建設有效的物料信息管理方法,目的在于降低成本、加快新產品研發進程。物料信息庫的管理,需要關注以下幾個要點:
1) 加強編碼申請審核,減少錯誤申請;
2) 減少不必要的物料種類;
3) 定期清理因設計更改或錯誤申請的、既未使用的、也無發貨、無庫存、無采購的垃圾信息;
4) 針對產品特點,定期清理標準件,進行歸一化、通用化梳理,選擇性能好、商務條件的作為優選物料;
5) 加強編碼申請審核,選擇性能好、商務條件的作為優選物料。
宣導與培訓
?????? 物料信息的完善與使用與各部門是分不開的,尤其是研發部門。因此,關于物料信息的相關知識,必須對研發部門進行培訓與宣傳,必要時,應對研發人員進行相關知識的考核。這樣更加有助于優選庫的使用與推廣,進而推動整體成本的降低。